Cómo recuperar los huecos que dejan las cancelaciones en tu centro
Una cancelación de última hora es una consulta vacía: tiempo del profesional que no se factura y un paciente en lista de espera que podría haber venido. Esta guía explica cómo cubrir ese hueco sin pasar la mañana al teléfono.
Por qué se pierden tantos huecos
Cuando alguien cancela, recepción suele tener que revisar la lista de espera a mano, comprobar quién encaja con el servicio y el profesional, llamar o escribir uno a uno y esperar respuesta. Si el aviso llega con poco margen, lo normal es que el hueco se quede vacío.
Cómo se recupera un hueco, paso a paso
- Alguien cancela. La agenda marca el hueco que acaba de quedar libre.
- Busca candidatos. Ordena a las personas compatibles y explica el encaje.
- Envía la oferta. WhatsApp con el nombre de tu centro y un enlace seguro para aceptar.
- Acepta y se reserva. La cita queda confirmada y el hueco se ocupa.
Qué debe cumplir una buena recuperación de huecos
- Compatibilidad real: solo se ofrece el hueco a quien encaja con el servicio, el profesional y la franja disponible.
- Consentimiento: el paciente ha aceptado recibir avisos; sin consentimiento no se le ofrece nada.
- Sin dobles reservas: si varias personas aceptan a la vez, solo la primera se queda la cita y las demás ofertas se invalidan.
- Control de recepción: el equipo puede revisar candidatos y prioridad, reintentar, ignorar o cerrar una oferta si algo falla.
- Canal honesto: se usa WhatsApp cuando el centro lo tiene conectado y, si no, email o un enlace seguro. El estado de cada envío se muestra tal cual, sin dar por entregado lo que no lo está.
Dudas frecuentes
¿Necesito cambiar de WhatsApp?
No. Los avisos salen desde el número de WhatsApp Business de tu centro, que conectas en la aplicación, y tus pacientes no instalan nada. Si un paciente no tiene WhatsApp o el envío falla, AgendaFlow usa el email o te deja emitir un enlace seguro para que lo compartas tú.
¿Qué pasa si dos pacientes aceptan a la vez?
La reserva se confirma de forma atómica: solo la primera aceptación se queda la cita. Las demás ofertas se invalidan y el resto de pacientes recibe un estado actualizado.
¿Puedo decidir yo a quién se ofrece un hueco?
Sí. Recepción puede revisar candidatos y su prioridad antes de ofertar. El sistema respeta siempre el servicio, profesional, disponibilidad, consentimiento y ausencia de conflictos.
¿Mis pacientes tienen que descargar algo?
No. Reciben un enlace temporal con la información de la cita y pueden aceptar, mantener su preferencia o salir de la lista.
Si quieres ver el recorrido completo con una agenda de ejemplo, vuelve a cómo funciona o consulta los planes.